SISTEM BERKAS / FILE

Berkas dan Akses :
Sistem penyimpanan, pengelolaan dan penyimpanan data pada alat penyimpan eksternal.
Pada berkas dan akses penyimpanan data dilakukan secara fisik.

Berkas/file :
Kumpulan dari record yang saling berhubungan.

KLASIFIKASI DATA
1. Kelompok data tetap
Kelompok data yang tidak mengalami perubahan, paling tidak dalam kurun waktu yang lama.
Contoh : Data pribadi mahasiswa

2. Kelompok data tak tetap
Kelompok data yang secara rutin mengalami perubahan.
Contoh : Data Rencana Studi mahasiswa yang berubah setiap semester

3. Kelompok data yang bertambah menurut waktu
Kelompok data ini biasanya merupakan data akumulasi dari kelompok data tetap dan data tak tetap.
Contoh : Data Transkrip

KLASIFIKASI BERKAS
Menurut isinya :
1. Master file (Berkas induk)
2. Transaction file (Berkas transaksi)
3. Report file (Berkas laporan)
4. Work file (Berkas kerja)
5. Program file (Berkas program)
6. Text file (Berkas teks)
7. Dump file (Berkas tampung)
8. Library file (Berkas pustaka)
9. History file (Berkas sejarah)


Master file
Jenis berkas yang paling penting, berisi data yang relatif tetap.

Payroll master file
Contoh : Organisasi sebuah pabrik Customer master file
Personnel master file
Inventory master file, dll
Ada 2 jenis master file :
1. Reference master file (berkas induk penunjuk)
Berisi record yang tak berubah atau jarang berubah.
Contoh : • Berkas pelanggan yang berisi field : nomor rekening, nama dan alamat
2. Dynamic master file (berkas induk dinamik)
Berisi record yang terus menerus berubah dalam kurun waktu tertentu atau berdasarkan suatu peristiwa transaksi.
Contoh : • Berkas stock barang
• Berkas pemesanan tempat duduk

Transaction file
Disebut juga transfer berkas, berisi record yang akan memperbaharui/meng-update record yang ada pada master file.
Meng-update dapat berupa : penambahan record, penghapusan dan perbaikan record.

Report file
Berisi data yang dibuat untuk laporan/keperluan user.
File tersebut dapat dicetak pada kertas printer atau hanya ditampilkan di layar.

Work file
Merupakan file sementara dalam sistem.
Suatu work file merupakan alat untuk melewatkan data yang dibuat oleh sebuah program ke program lain. Biasanya file ini dibuat pada waktu proses sortir.

Program file
Berisi instruksi untuk memproses data yang akan disimpan pada file lain/pada memori utama.
Instruksi tersebut dapat ditulis dalam bahasa tingkat tinggi (COBOL, FORTRAN, BASIC, dll), bahasa assembler dan bahasa mesin.

Text file
Berisi input data alphanumeric dan grafik yang digunakan oleh sebuah text editor program. Text file hanya dapat diproses dengan text editor.

Dump file
Digunakan untuk tujuan pengamanan (security), mencatat tentang kegiatan peng-updatean, sekumpulan transaksi yang telah diproses atau sebuah program yang mengalami kekeliruan.

Library file
Digunakan untuk penyimpanan program aplikasi, program utilitas atau program lainnya.

History file
Merupakan tempat akumulasi dari hasil pemrosesan master file dan transaction file. File ini berisikan data yang selalu bertambah, sehingga file ini terus berkembang, sesuai dengan kegiatan yang terjadi.